國際空運物流公司會有專門的工作人員負責訂艙，早些年以紙質書面的方式為主，隨著網絡信息化的發展，現在的空運訂艙人員大多采用網上訂艙的方式，空運訂艙需要提供被空運貨物的詳細信息，包括體積，毛重，貨物數量以及外包裝的類型（主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱）。
除了上述信息外，還要寫清貨物名稱（包括中文和英文），如果空運的是大件貨物，要注明長寬高（單位：厘米），然后確定航空公司的班旗和艙位，如果貨主有特別要求，需要空運訂艙人員和航空公司協商，由航空公司確定是否可以滿足貨主的特別要求。
貨主在收到空運運單和空運訂艙單后，要仔細核對，貨物入倉庫前需核對好訂艙單資料。操作員要先跟客戶核對好發貨人、收貨人，以及航空公司、英文貨名多方面資料。
操作員根據航班情況與貨物備妥情況安排貨物入倉時間，并做好報關資料銜接事宜。叮囑客戶要保證貨物外包裝與之前登記的一致，并保持外包裝的完好，避免航空公司拒載，報關資料有無準備齊全和有無隨機文件，報關資料和隨機文件要隨貨送到機場或比貨先快遞到機場報關部。
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